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堀内伸浩の「売れる文章」

第5回 お客様が増えるメール、減るメール<その2>

2008年5月8日

 
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7.件名に工夫のない、後回しメール

●件名がマズイとゴミ箱直行も

あなたは電子メールを書くとき、どのような件名をつけていますか?
電子メールにおいて、件名は非常に重要です。

なぜなら、件名で興味を持ってもらえないと、なかなか開封してもらえないばかりか、下手をすると、開封されずに捨てられてしまう可能性さえあるからです。
ちなみに、私のメールボックスには、1日に500通以上ものメールが届きます。

その中には、いわゆるスパムメールのほか、今ではどこで登録したのかも忘れてしまったショップメルマガなどが多数含まれていて、とてもじゃないけど、全部をいちいち開いて読んでいられるような状態ではありません。

そこで、私の場合は、まず件名と送信者名(差出人名)を見て取捨選択し、不要だと思うものはどんどん削除するようにしています。

逆に言うと、興味を持ったメールだけを残しているということになるわけです。

●【重要】【緊急】は怪しい

では、どのような件名にすれば良いのか。
ここでは悪い例をいくつか紹介しておくことにします。

まずは、【重要】とか【緊急】といった文字の入った件名です。

興味を引くために、こういう言葉を目立つようにカッコでくくって入れているのでしょうが、こういうのが入っているメールに限って、怪しい広告が多いです。

ですので、これらと同類に見られないためにも、こういう件名は避けた方がいいでしょう。

2つ目は、「○○○○様に特別なお知らせです」といったような相手のフルネームが入った件名です。

「○○さん」ならまだしも、フルネーム入りの件名は、いかにも広告という感じがしますので、やめた方が無難です。

3つ目は、「こんばんは」「お世話になります」「ご挨拶」「ご連絡」「はじめまして」といった、誰が書いても同じような、特徴のない件名です。

以上のような件名を使っている人は、改善の余地が大いにあります。

8.署名のない、もったいないメール

●署名があればいざというとき役に立つ

毎日いろんな方とメールのやりとりをしていると、「もったいないなぁ〜」と感じることがあります。

それは、署名に関してです。

署名というのは、メールの最後に、名前や会社名、住所、連絡先、メールアドレス、ホームページのURLなどを記したもののことですが、これを入れていない人が、じつは結構多いんです。

また、入っていたとしても、社名と名前だけで、連絡先が書いていない人もいたりします。

これでは、お客様が急にあなたと連絡を取りたくなったとしても、連絡先がすぐに出てこないので連絡することができず、ビジネスチャンスを逃してしまうことにもなりかねません。

「お客様にはちゃんと名刺を渡してあるから大丈夫」と思った人もいるかもしれませんが、営業マンの名刺をすぐに取り出せるように管理しているお客様が、はたしてどれだけいるでしょうか?

仮に、名刺ファイルにきちんと整理されていたとしても、名刺を探すよりもメールの署名を探す方が速いし、簡単だし、最新の情報が掲載されている可能性が高いわけです。

したがって、少なくとも連絡先くらいは署名に入れておくようにしましょう。

今回は以上です。
次回もメールマナーについて解説する予定です。お楽しみに。

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堀内伸浩の「売れる文章」

筆者プロフィール

  • 堀内伸浩
  • 堀内伸浩(ほりうち のぶひろ)
  • 文章コンサルタント

    1965年元旦生まれ。奈良県出身。同志社大学卒業後、食品メーカー、企画編集会社を経て、30歳でマーケティングライターとして独立。現在は、主に中小企業や個人事業主を対象としたチラシDM文章添削塾を主宰する傍ら、チラシDMセミナー講師、ビジネスメール研修講師、さいたま市産業創造財団のチラシDM相談員などを務めている。主な著書に『「書く」マーケティング』『書いて売れ!』『あたりまえだけどなかなか書けない文章のルール』『ビジネスが加速する!すごい名刺』『最初の3秒で心をつかむビジネス文章術』『成功する!「ビジネスメール」入門』などがある。

    堀内伸浩公式サイト
    http://www.elm-p.com/

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