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堀内伸浩の「売れる文章」

第6回 お客様が増えるメール、減るメール<その3>

2008年7月1日

 
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こんにちは。文章コンサルタントの堀内伸浩です。
さて、前回まではお客様が減るメールについて書いてきましたが、今回は「じゃあ、どうすればいいのか?」という「お客様が増えるメール」について書いてみたいと思います。

1.送信者名はローマ字になっていないか?

●送信者名は日本語で!

突然ですが、あなたのメールの送信者名はどうなっていますか?
もし、送信者名がローマ字表記になっているとしたら、今すぐ漢字に変えましょう。
会社名も入れた方がお客様に通じるということであれば、会社名と名前の両方を入れた方がいいでしょう。

例えば、こんな感じです。

【堀内伸浩/エルム・プランニング】<info@elm-p.com>

今のところ、送信者名をこのようなカッコでくくっている人は少ないので、並んだときに目立つという効果も期待できます。

さらに、お客様にメールを送るときは毎回このパターンで送ること。
すると、お客様の中に、この送信者名がインプットされるようになり、「あぁ、○○さんからのメールが来ている」ということが瞬時に認知されるようになります。

目立つものを、毎回同じパターンで送る――これが重要なのです。

2.本文は、読みやすい字数・行間になっているか?

●ギュウギュウ詰めのメールは読みたくない

最近はそうでもなくなりましたが、以前は開けた瞬間に「読みたくない!」と思ってしまうメールを送ってこられる方が、非常にたくさんいらっしゃいました。

どのようなものかというと、

  • ・1行の字数がやたらと多い
  • ・まったく改行されていない
  • ・行間が空いていない

という、パッと見た感じがギュウギュウ詰めのものです。

私の場合、このようなメールは生理的に受け付けません。
たとえ、良いことが書かれてあったとしても読む気がしなくなります。

では、どうすれば読みやすくなるのかというと、次の3点に注意するだけです。

  • 。厩圓諒源数は、最大30〜35字にする
  • ■韻弔諒犬鬟リのいいところで改行する
  • 2〜3行書くごとに1〜2行空ける

ほかにも、適当に見出しを入れたり、区切り線を入れたり、
「●」「■」「*」といった記号を入れたりすれば、さらに読みやすくなります。

また、内容にもよりますが、上記のように箇条書きにできるところは箇条書きにすると、読みやすくなることもあります。

たとえお客様にとって有益な情報を書いたとしても、読んでもらえなければ、そのメールはまったく価値のないものになってしまいます。

文章が苦手な人というのは、書くことに精一杯で、体裁にまではなかなか気を遣えないものです。

しかし、読む側のことをまったく考えていないようなギュウギュウ詰めのメールを送ってくる人と、読む側が読みやすいように配慮されたメールを送ってくる人とでは、あなたはどちらに好感を抱くでしょうか?

些細なことのようですが、このような細かな配慮が意外に重要だったりするものです。

3.内容は、読みやすく、わかりやすいものになっているか?

●小学生が読んでもわかる文章を!

見た目が読みにくいのは論外ですが、見た目が読みやすくても、内容がわかりにくいとやはり読んでもらえませんし、理解もしてもらえなくなります。

そこで、読みやすいこと、わかりやすいことが重要になるわけですが、その基準は小学生が読んでも理解できるかどうかにあります。

したがって、小学生のお子さんがいらっしゃる方は、お客様に送る前に一度読んでもらうことをオススメします。

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筆者プロフィール

  • 堀内伸浩
  • 堀内伸浩(ほりうち のぶひろ)
  • 文章コンサルタント

    1965年元旦生まれ。奈良県出身。同志社大学卒業後、食品メーカー、企画編集会社を経て、30歳でマーケティングライターとして独立。現在は、主に中小企業や個人事業主を対象としたチラシDM文章添削塾を主宰する傍ら、チラシDMセミナー講師、ビジネスメール研修講師、さいたま市産業創造財団のチラシDM相談員などを務めている。主な著書に『「書く」マーケティング』『書いて売れ!』『あたりまえだけどなかなか書けない文章のルール』『ビジネスが加速する!すごい名刺』『最初の3秒で心をつかむビジネス文章術』『成功する!「ビジネスメール」入門』などがある。

    堀内伸浩公式サイト
    http://www.elm-p.com/

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