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齊藤正明の「意見がドンドン出てくる会議のやりかた」

第2回 あなたは何秒待てますか?

2008年2月15日

 
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こんにちは、会議コンサルタントの齊藤 正明です。
『意見がドンドン出てくる会議のやり方』の第2回をお話します。

●あなたは社員に発言を求めた時、何秒待てますか?

以前、「会議で社員から意見が出ないのだが、何とかならないか?」と、
ある企業の社長から相談された事があります。

社員から意見が出ない原因は数多くあり、その場では何とも言えなかったため、
一度その会社に訪問して、会議を見学させてもらいました。

司会進行はその社長がされており、会議室にはやや固い雰囲気が漂う雰囲気です。

社長は「今度の商品企画について、誰か案のある人はいるかね?」と、たずねるやいなや、すぐに「案のある者はいないようだな。では、次回までに考えてくるように。さて次は、・・・」と、矢継ぎ早に議事を進行させていきます。

これは、明らかに社長が『間』を持てていないことが、意見が出にくい原因でした。

そこで今回のコラムの結論のみを先に申し上げます。社員に意見を求めた場合、
『1分は、反応を待ちましょう。』

では、以下に詳しい解説をして参ります。

●待ってみる事の効果の実例

そんな調子で会議は1時間ほど進み、休憩に入りました。

休憩時、社長から「なっ、齊藤君、うちの社員は発言をしないだろう?」と、
発言をしない原因は、100%社員にあるような口ぶりでした。

しかし今回の例を見る限り、社員が発言しないのは社員が悪いのではなく、
“発言をする余裕を与えていない”社長に原因がありました。

この時、私と社長は、以下のような会話をしました。

 齊藤 「社長が社員さんに意見を訊ねてから、次の質問をするまでに、どの位の時間があったように思います?」
 社長 「うーん、そんな事は考えた事もなかったが、10秒くらいかな?」
 齊藤 「いえ、実は2秒以内でしたよ」
 社長 「えー、そんなはずはないだろ?!」
 齊藤 「いやいや、本当ですよ。計っていましたから」
 社長 「それじゃ、社員が答える時間がないじゃないか」
 齊藤 「そうですね」

このように、その社長には全く時間の感覚がなかった事がわかりました。

そこで休憩後には、『社員にアイデアを求めたら1分間は待つ』事を提案し、それを受け入れてもらいました。

会議再開後、同じ様に社長が社員に意見を求めます。
社長「誰か、この企画について案はないか?」

会議室はシーンと静まります。しかし、社長は約束通り沈黙のまま待ってくれました。
こういう時の5秒は、はたで見ている私にも長く感じます。

問いかけてから17秒後、一人の社員が小さい声で「あの・・・」と言いました。
社長は彼を指名しました。

彼の発言はそれほど素晴らしい意見ではなかったのですが、それを機に他の社員からも発言が出てきました。

結局、その時の会議では結論までは出なかったのですが、会議後、社長とこんな話をしました。

 齊藤 「社長、結論までは出なかったですが、発言は出てきはじめましたね」
 社長 「うん、今まではウチの社員は何も考えていないと思っていたが、そうでもないようだ。
     むしろ私が発言をさせないやり方をしていたとは気づかなかった」
 齊藤 「自分の事って、意外と自分ではわからない事がありますよね」
 社長 「これからは、社員に意見をふったら待ってみよう。少しコツが見えてきた気がする」
 齊藤 「それはよかったです。今回は意見をふってから発言が出るまで17秒かかりましたが、
     続けるともっと短い間で発言がでると思いますよ」
 社長 「うん、でもさすがに17秒待つのは辛かった・・・」

そう言って、その社長は苦笑されていました。

その日には、最初に発言をしてくれた、勇気のある社員にも話を聞いてみました。

 齊藤 「あなたの最初の発言のおかげで、他の方からも発言が出ましたね」
 社員 「いやー、私があの沈黙に耐えられなくて・・・」(苦笑)
 齊藤 「今までみなさんが意見を出せなかったのは、社長は問いかけをするものの、
     待つ事をされなかったからだと思いまして」
 社員 「確かにそうでしたね。 発言できる時間の余裕がないまま、社長が次のテーマに
     移ってしまうので、発言のしようがなかったですね」

この後、この会社では会議で意見のやりとりが大幅に増えたとの事でした。
社長も自分で全てを考えなくても済む事が増えたため、負担やストレスも軽くなったと、笑顔で話してくれました。

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筆者プロフィール

  • 齊藤正明
  • 齊藤正明(さいとう まさあき)
  • 会議コンサルタント

    大学卒業後、メーカーの研究所にて勤務。 勤務先の研究所では、会議や意思決定の方法が統一されていなかったため不合理な指示が多く、理由がわからないままマグロ船に1航海乗せられるなどされるうち、体調を壊し1ヶ月の休職。それを期に、社員ひとりひとりの能力が発揮できるような、自由に意見交換ができる話し合いの場を作りたいと決意し、会議コンサルタントとなる。
    現在、一部上場企業から中小企業までの会議改善の指導を行い活躍している。

    齊藤正明公式サイト
    http://www.nextstandard.jp/

    廣済堂あかつきにて、昆虫のコラム
    『猛省キリギリス』も連載中!
    コラム『猛省キリギリス』

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