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齊藤正明の「意見がドンドン出てくる会議のやりかた」

第2回 あなたは何秒待てますか?

2008年2月15日

 
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●司会者と会議参加者では、時間の感じ方が全く違います

「沈黙が恐い」
これは、あなたも日常会話で経験があるのではないでしょうか?たとえば、誰かと会話をしていて何かを相手に問いかけた時、沈黙が生じてあわてて何か他の話をしたというような経験です。

この沈黙への恐怖は、会議でも同じです。「誰か意見はないか?」
そのようにたずねた側にとって、数秒の沈黙はとても長く感じるものなのです。

一方で、問いかけられた側の人にとって、沈黙はどう感じているのでしょうか?
先ほどの企業において、問いかけられた社員は「今までは社長の問いかけに答える、時間的余裕がなかった」と話していました。

つまり、問いかけた側の社長には長く感じた沈黙も、社員にとっては社長の質問についての答えを考えるには不十分な時間だったのです。

いつも、答える隙を与えない位の速度で矢継ぎ早に問いかけると、社員としては「かえって答えてしまうと社長のペースを崩してしまう」と思い、答える事を諦めてしまいます。
ですから、あなたが同じ事をしていた場合、『社員に問いかけたら1分は待つ努力が必要です』

今回の例の通り17秒の沈黙でも、社長と社員にとってはつらい沈黙に感じました。
ですから、1分待つ事はとても大変だと思います。
しかし、次の会議でそれを行わないと、あなたはこれからもずっとひとりで話し続けなければなりません。

あなたが沈黙に耐える事。それは「みんなの意見が聞きたい!」という気持ちの表れです。
沈黙が始まって最初の数秒で社員は「ん? なんだこの沈黙の長さは? いつもの会議と何か違うぞ」と思います。それでも沈黙を保つと「これは、誰かが発言をしないといけないのか?」と、気づき始めます。そして根負けした社員が発言をするはずです。

これを継続すると、社員は「社長は、私達の意見を聞かないと先に進ませないんだな」と、理解してくれるようになります。

くどいようですが、矢継ぎ早に質問をしていると、社員は「社長のペースは乱さないようにしよう」と遠慮し、意見を言いません。
これを試した一番初めは必ず長い沈黙が起こります。それは社員の心の中で、今お話したような心の動きがあるからです。
ですから、沈黙については恐れる事は全くありません。

●社員から意見を引き出すメリットとは?

社員が意見を出せる環境を作る事は、社内の士気を上げるためにも大事な事です。
なぜなら、会議で意見が言える事は社員にとって「自分の能力が会社の経営に活かされている」と思えるようになり、仕事自体にやりがいや面白さを感じるからです。

逆に、会議で意見が言えない状況だと、社員は「私はどうせ会社の歯車にすぎない」と思ってしまいます。
当然、会議で発言をする事ができ、仕事への参画意識が高い社員がたくさんいる会社の方が、良い業績を残す可能性が高まります。

ですから、最初はつらいと思いますが、会議で意見を引き出すために問いかけたら沈黙を恐れず1分待ってみてください。

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[ 2008年2月15日 ]

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筆者プロフィール

  • 齊藤正明
  • 齊藤正明(さいとう まさあき)
  • 会議コンサルタント

    大学卒業後、メーカーの研究所にて勤務。 勤務先の研究所では、会議や意思決定の方法が統一されていなかったため不合理な指示が多く、理由がわからないままマグロ船に1航海乗せられるなどされるうち、体調を壊し1ヶ月の休職。それを期に、社員ひとりひとりの能力が発揮できるような、自由に意見交換ができる話し合いの場を作りたいと決意し、会議コンサルタントとなる。
    現在、一部上場企業から中小企業までの会議改善の指導を行い活躍している。

    齊藤正明公式サイト
    http://www.nextstandard.jp/

    廣済堂あかつきにて、昆虫のコラム
    『猛省キリギリス』も連載中!
    コラム『猛省キリギリス』

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