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齊藤正明の「意見がドンドン出てくる会議のやりかた」

第3回 意見を多く引き出すためには?

2008年3月11日

 
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こんにちは、会議コンサルタントの齊藤 正明です。
『意見がドンドン出てくる会議のやり方』の第3回をお話します。

●断定的な意見は禁物

意見が出てこない会議を見ていると、最初の発言者の言い方に問題があるという事が多くあります。

たとえば営業会議で、新規開拓の方法をみんなで話し合っている時、「新規開拓をするのは、訪問地域をもっと北のエリアにすればいいんだよ」と、発言したとします。

こうした発言があると、会議参加者は発言をしづらい状況になります。さて、その理由はおわかりになりますか?

それは、最初の発言者が「北のエリアにすればいいんだよ」と、断定的な言い方をしているので、それに反する意見はなかなか言えない雰囲気になるのです。

ほかにも意見が言いづらい言い方は、「俺たちは今、○○をするべきだ!」や「私たちは今、××しないといけない」などです。これらも言い方が断定的なので、それ以外の意見を持つ人はなかなか意見が出せません。

断定的な意見に対して困っている会議参加者の例について、少し具体的に見て見ましょう。



部下A  「今日は新規開拓の方法について、みなさんと検討をしていきたいと思います。どなたか意見はありますか?」
部長 「新規開拓をするのは、もっと足を使わないといかん、足を!今までよりも、訪問範囲を拡大して、となりの○×市まで足を伸ばそう!」
部下B  「・・・」
(えー、今でさえ帰れるのが22時を過ぎているのに、となりの市まで新規開拓をしていたら、なおさら帰りが遅くなるんですけど・・・)(心の声)
部下C  「・・・」
(足ばっかり使ってても、今の時代はもっと頭を使った手段を取らないと、売れないと思うけどな〜・・・)(心の声)
部長 「他に意見もないようだし、来週からはとなりの市まで全員新規開拓に取り組もう!」
部下一同 

「・・・・」
(あんた一人でやってくれ)



以上の通り、部長が断定的な意見を出してしまうと、部下はなかなか意見が言えなくなってしまう様子がおわかりいただけたと思います。

意見が言えない状態になると、決まった事に対して納得ができていない人が多いため、部下はなかなか行動に移そうとしません。

結果として、上司はいちいち部下を見張っていないと仕事をしてくれない状態になってしまうのです。

●会議参加者が、自分の意見を出しやすい発言のしかたとは?

では一方、部下が意見を出しやすい発言のしかたとは、どういったものでしょう?

それは、『違う意見もあるとは思うけど、自分の意見はこうなんです』という雰囲気の言い方をすることが有効です。
こうした言い方であれば、「他の人の意見も聞きたいです」という姿勢も感じるので、目下の人であっても自分の意見を言いやすいのです。

先ほどの会話を例に取って、具体的に見ていきましょう。



部下A  「今日は新規開拓の方法について、みなさんと検討をしていきたいと思います。どなたか意見はありますか?」
部長 「私の意見では、やはり新規開拓は足で稼ぐものだと思っているんだ。だから、 今までよりも、訪問範囲を拡大して、となりの○×市まで足を伸ばしてはどうかと思うのだが、みんなはどう思う?
部下B  「今でも帰れる時間が22時なので、となりの市まで足を伸ばすと、いつ帰れるかわからなくなるのが心配なのですが・・・」
部長 「なるほど。そういう問題もあるな」
部下C  「今の時代、なかなか足だけ稼ぐのは難しいと思います。お客様から私たちを見つけてくれるよう、見本市のようなものに出展しませんか?」
部長 「なるほど、そういう手もあるな」


上の例のように、『自分はこう思う』という意見を伝えた後に、『他の意見もあるかな?』とたずねると、様々な意見が出てきます。

コツとしては、「私は、○△だと思う」のように、主語を「私は」にして、最後に「〜と思う」のような形で締めくくる事です。

そうすれば、「私は○△だと思うけど、他の意見もきっとあると思う。だから考えついた事があれば言ってほしい」という雰囲気で、会議参加者にメッセージが伝わります。

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筆者プロフィール

  • 齊藤正明
  • 齊藤正明(さいとう まさあき)
  • 会議コンサルタント

    大学卒業後、メーカーの研究所にて勤務。 勤務先の研究所では、会議や意思決定の方法が統一されていなかったため不合理な指示が多く、理由がわからないままマグロ船に1航海乗せられるなどされるうち、体調を壊し1ヶ月の休職。それを期に、社員ひとりひとりの能力が発揮できるような、自由に意見交換ができる話し合いの場を作りたいと決意し、会議コンサルタントとなる。
    現在、一部上場企業から中小企業までの会議改善の指導を行い活躍している。

    齊藤正明公式サイト
    http://www.nextstandard.jp/

    廣済堂あかつきにて、昆虫のコラム
    『猛省キリギリス』も連載中!
    コラム『猛省キリギリス』

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