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齊藤正明の「意見がドンドン出てくる会議のやりかた」

第4回 役職者が意見を言うのは最後

2008年4月15日

 
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こんにちは、会議コンサルタントの齊藤 正明です。
『意見がドンドン出てくる会議のやり方』の第4回をお話します。

●意見が出てこない会議の典型例のひとつは、
 役職の一番高い人がしゃべり過ぎてしまう事です。

会議参加者としては、役職が一番上の人と違う意見は言いづらいため、新しい意見が出ないのです。

以下に、私が実際コンサルティングを依頼された時の会議を見てください。
カッコ書きの部分は、部下の心の声を表しています。



部長 「今日は、どうしたらもっと新規開拓ができるかについて、
みんなの意見を聞かせてほしい」
「街頭でチラシをみんなで配るのはどうだろう?」
社員A 「ええ・・・」(効率が悪そうだし、誰がやるんだろう?)
社長  「スポーツ新聞の広告欄を使うか!」
社員B  「そーですね・・・」
(うちの会社の商品、スポーツ新聞を見ている人が買うのかな?)
社長 「ひとり30枚、みんなの家族や友達にチラシを配るか!」
社員C  「・・・」 (新規開拓に繋がるのかな・・・?)
社長 「やはり、全員が一丸となって、チラシを配ろう!」
「みんな、今日は集まってくれてありがとう!」


ご覧の通り、この会社の社長は社員から意見がほしいと思っているのですが、
実際、意見を言っているのは社長だけという状況です。

社員に発想力がないというケースは少なく、大抵は役職者の話しすぎで、
社員がものを言えない事がほとんどです。

では、一体どうしたらよいのでしょう?

今、例に出した会社では、以下のようなアドバイスをしました。

『一番役職が高い人が話すのは、“最初”と“最後”だけにしてください』

このようにしてから、社員からの意見が今までと比べ、10倍以上は増えたという経験があります。

以下に、詳しく説明をします。

●意見をたくさん出すために、『最初に話す事』とは?

繰り返しになりますが、『一番役職が高い人が話すのは、“最初”と“最後”だけにしましょう』

一番最初とは、会議が始まる直前です。
この時、『みんなに話し合ってほしい“テーマ”と、“条件”』を伝えます。

上の会話文の例であれば、“テーマ”は、「新規開拓の方法をみんなに考えてほしい」と伝えればいいでしょう。
そして“条件”については、「予算は100万円以内で考えてほしい」とか、「まずは自由にみんなの意見を30分程度出してほしい」など、制約を伝える事です。

「では以後、みんなで自由に話し合ってくれ」とだけ伝え、何も言わず話し合いを眺めてください。

あなたは退席をしてしまっても構いません。

途中で議論が、伝えたはずの“条件”から外れていきそうな場合、「こういう感じで話し合ってほしいのだけどいいかな?」と、軌道修正をします。

社員は、役職者の顔を気にする習性が必ずあります。

理由は、誰しも一度は独創的なアイデアを提案して、「そんなアイデア使えるわけないじゃないか!もっとよく考えてくれないと困るよ!」というような傷つけられた経験が一度はあるからです。

ですから、「独創的なアイデアを言って叱られるより、上の言う事を聞いてる方が無難」と思い、役職者の意見に引きずられるのです。

それゆえ役職の一番高い人は、議論の中に入らない方が、意見がたくさんでますし、独創的なアイデアも生まれます。

会議の冒頭で、話し合う“テーマ”や“条件”も伝えていますから、そんなにはずれた話し合いにはならないはずです。

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筆者プロフィール

  • 齊藤正明
  • 齊藤正明(さいとう まさあき)
  • 会議コンサルタント

    大学卒業後、メーカーの研究所にて勤務。 勤務先の研究所では、会議や意思決定の方法が統一されていなかったため不合理な指示が多く、理由がわからないままマグロ船に1航海乗せられるなどされるうち、体調を壊し1ヶ月の休職。それを期に、社員ひとりひとりの能力が発揮できるような、自由に意見交換ができる話し合いの場を作りたいと決意し、会議コンサルタントとなる。
    現在、一部上場企業から中小企業までの会議改善の指導を行い活躍している。

    齊藤正明公式サイト
    http://www.nextstandard.jp/

    廣済堂あかつきにて、昆虫のコラム
    『猛省キリギリス』も連載中!
    コラム『猛省キリギリス』

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