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齊藤正明の「会議室にいる!困った人対策シリーズ」

第3回 同じ話を繰り返す人を傷つけないで止めてもらう方法とは?

2008年8月20日

 
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会議をしていて困るケースのひとつに、同じ話を何度も何度も話す人がいる場合です。

同じ話を何度もされると、周りの人が「また始まった・・・」と思い、会議に臨む士気が低下します。
また、同じ人が同じ話をしているだけなので、無駄な時間が増える事になります。
逆に言えば、ひとりひとりが適度に発言しあえる会議の場であれば、会議はとても盛り上がります。

さて、どうしたら話の長い人を傷つける事なく、話を止めてもらえるのでしょうか?

その手順は、以下の3つの手順で行います。

結論部分を反復してあげる

承認する

他の人に意見をふる

では、今ご紹介した3つの手順を具体的に見ていきましょう。

●手順1 結論部分を反復してあげる

長い話を聞いていると、聞き手側としては論点がわからなくなります。
「この人の言いたい結論ってなんだろう?よくわからないぞ」と、なります。

そんな時、こちらから推測する結論を伝えてみましょう。

伝え方の例は、次の通りです。「○○さん、ありがとうございます。○○さんがおっしゃりたいのは、×××という事ですか?」
もし、それで合っているようであれば、相手は「そうです」と言ってくれますし、違うようであれば、「いや、私が言いたいのは・・・」と言い直してくれます。

ここでポイントがふたつあります。

ひとつ目のポイントは、こちらから推測する結論は合っていなくて構いません。

話を何度も話す人は、自分でも何を話しているのかよくわからなくなる事があります。
ですから、こちらが推測できた結論を相手伝える事で、相手は「ああ、今みたいに話すとこんな風に受け止められるのか。じゃあ、今度はこう話そう」と修正ができるのです。

ふたつ目のポイントは、推測できた結論を伝える時、あまり手短に伝えない事です。

相手が一生懸命長い時間をかけて話していた事を、わずか5秒でまとめて話されると、相手は少し気分を悪くし、以後、会議に非協力的な態度をしてくる事があります。

●手順2 承認する

話が長い人は、その多くが自分の意見を認めてほしいという欲求があります。
だから、猛烈なアピールとして話が長くなってしまうのです。

ですから、長い話に対して「手短に話してもらえませんか?」のような事を伝えると、相手は「私の話なんて、どうでもいいんだな・・・」とショックを受けてしまいます。

なので、最善の対策として相手の意見にあまりいい部分がなくても、可能な限りいい部分を承認します。

具体的には、「おっしゃる通り、その部分はきちんと考えないといけないですね。さすが大事な所を押さえていらっしゃる」という感じがいいでしょう。

このように承認してあげる事で、「私の意見が役に立った」と精神的に満たされます。

精神的に満たされると必要以上に自分をアピールしなくなりますので、長く話をする事も徐々に減ってきますので、承認は絶対に必要な働きかけです。

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筆者プロフィール

  • 齊藤正明
  • 齊藤正明(さいとう まさあき)
  • 会議コンサルタント

    大学卒業後、メーカーの研究所にて勤務。 勤務先の研究所では、会議や意思決定の方法が統一されていなかったため不合理な指示が多く、理由がわからないままマグロ船に1航海乗せられるなどされるうち、体調を壊し1ヶ月の休職。それを期に、社員ひとりひとりの能力が発揮できるような、自由に意見交換ができる話し合いの場を作りたいと決意し、会議コンサルタントとなる。
    現在、一部上場企業から中小企業までの会議改善の指導を行い活躍している。

    齊藤正明公式サイト
    http://www.nextstandard.jp/

    廣済堂あかつきにて、昆虫のコラム
    『猛省キリギリス』も連載中!
    コラム『猛省キリギリス』

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