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齊藤正明の「会議室にいる!困った人対策シリーズ」

第5回 会議参加者で、困った人を防ぐ根本対策とは?

2008年10月20日

 
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●ルール化する事で、困った人を防ぐ

今日は、困った人対策シリーズの最終回です。
そこで、会議で困った人を防ぐための根本対策についてお話をしたいと思います。

根本対策には、やり方が2つあります。
まずは、ひとつ目の『ルール化する』というテクニックについてご紹介します。

ルール化とは、困った人が出ないように、はじめから自社の会議で困るパターンを禁止事項にしてしまう事です。

ルールの例としましては、
 ・ 『1人が1回に話すのは3分以内』
 ・ 『批判をする時は代案を出す』
 ・ 『会議中、全員が最低1回は発言をする』
などがあります。

最初からルールが決まっていれば、会議中ルールを破る人がいても、比較的気楽にルール破りの行為をいさめる事ができます。

逆にルールが無ければ、仮に話が長い人が出た場合にいさめるのが難しくなってしまいます。

根本対策のふたつ目は、『困る人が出てくる理由を知る事』です。

なぜ、みんなが困る行為をする人が現れるのでしょう?
その意外な原因について解説をしたいと思います。

●困った行為をしてくる、原因とは?

これまでお話してまいりました“困った人対策シリーズ”のコラムで、『話の長い人対策』、『批判しがちな人対策』、『同じ話を何度も繰り返す人対策』、『周りの意見に流され過ぎる人対策』の4つをお伝えしてきました。

一見、「困った人には様々なタイプがいるなー」という風に感じたかと思いますが、実は困った人が出る原因は、たったひとつです。

その原因とは、困った行為をする人の心にある“劣等感”なのです。

自分自身の劣等感を打ち消そうとするためにアピールをするのですが、そのアピールが過剰過ぎるので、会議参加者にとっては迷惑に感じてしまうのです。

一方、困った事をしている本人には、自分の行為が周りの迷惑になっているとは思っていません。むしろ、「周りの人のためにやっている」と思っています。

たとえば、“人の意見をすぐに批判してしまい、周りの人が発言しづらくなる雰囲気を作るA部長”を例にしてご説明を致します。

A部長には劣等感があるため、自分が優れた人物と見られたいという意識が無意識的に強くあります。
そうすると、まず自分の優秀性をアピールするために、誰かが言った意見の欠点を探します。

A部長としては、誰かが出した意見の欠点を批判する事で、周りの人からは、「おお!さすがはA部長!!目の付け所が違う!!」と、みんなから賞賛される事を期待しています。

しかしながら、現実はA部長が思う通りにはいかず、周りからは、

「そこまでボコボコに批判されたら、俺達とても自分の意見は言えないよなー」とか、「A部長がいる所で会議をしても、何も決まらないだろうな」

と、思われてしまいます。

要は周りの人は、「A部長って邪魔だよね」と、認識してしまうのです。
それによってA部長の周りには、ますます人が寄りつかなくなるのです。

するとA部長は、「みんな、私の優秀さをまだ理解していない。よし、もっと私の優秀さを見せなければ!」と勘違いをし、批判魔の度合いをより強めていくという、悪循環に陥るのです。

今は『批判しがちな人』を例にとってお話をしましたが、『話の長い人』、『同じ話を何度も繰り返す人』、『周りの意見に流され過ぎる人』という種類の困った人も、全て劣等感が引き金になり、困った人になっていきます。ただ、劣等感を隠すやり方が、それぞれ異なるだけなのです。

『周りの意見に流され過ぎる人』も、“自分はかわいそうな人”という雰囲気を過剰に出し、周囲からの同情、つまり注目を集める事で、自分も大事な人材なんだという実感を得ようとしている可能性が高いのです。

●困った人に対する根本対策

困った人に対する根本対策は、やや時間がかかります。

対策としては、日頃からその人の良い所を見つけてあげて、そこをしっかりと承認してあげる事です。

とても地味ですが、承認し続ける事で相手は自分が必要とされていると実感する事ができ、必要以上の自己アピール、つまり困った行動をしなくなるのです。

今までは、会議に批判しがちな人が参加していた場合、「何であの人は、人の意見を潰してばかりいるのだろう?」と、イライラした気持ちになる事が多かったかもしれません。

しかし、問題行動を起こす原因が実は劣等感であるという事が理解できると、相手に対してイライラしなくなり、「かわいそうな人だな」という気持ちに変わります。

「かわいそうな人だ」という気持ちになれば、自分自身に余裕が生まれ、冷静な対処ができるようになります。

今日ご紹介した困った人対策ができる事で、困った人が協力者になってくれます。
それによって、会議の場がより生産的になる事をお祈りしています!

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齊藤正明の「会議がスムーズに進む議事次第の作り方シリーズ」

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筆者プロフィール

  • 齊藤正明
  • 齊藤正明(さいとう まさあき)
  • 会議コンサルタント

    大学卒業後、メーカーの研究所にて勤務。 勤務先の研究所では、会議や意思決定の方法が統一されていなかったため不合理な指示が多く、理由がわからないままマグロ船に1航海乗せられるなどされるうち、体調を壊し1ヶ月の休職。それを期に、社員ひとりひとりの能力が発揮できるような、自由に意見交換ができる話し合いの場を作りたいと決意し、会議コンサルタントとなる。
    現在、一部上場企業から中小企業までの会議改善の指導を行い活躍している。

    齊藤正明公式サイト
    http://www.nextstandard.jp/

    廣済堂あかつきにて、昆虫のコラム
    『猛省キリギリス』も連載中!
    コラム『猛省キリギリス』

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