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齊藤正明の「会議がスムーズに進む議事次第の作り方シリーズ」

第1回 議事次第に必要な項目とは?

2008年12月1日

 
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●議事次第があるとないとでは会議の質は段違い

今回から、議事次第の書き方について5回シリーズでお伝えしてまいります。
かなり地味なテーマに思われがちですが、議事次第があるのとないのでは、会議の質がまったく変わってきます。

ところで、議事次第が何かをご存じですか?会議の前に配る『今日の会議はこういうことを話し合います』という通知書です。同じものですが呼ばれ方はいくつかあり、『会議通知書』や『アジェンダ』とも呼ばれます。

根本的な話ですが、議事次第がなぜ必要なのでしょうか?

それは、会議を開く理由を明らかにするためです。
会議を開く理由を明らかにすることで、以下のふたつのメリットがあります。

ひとつ目は、主催者側にとってのメリットです。
議事次第を作成すると、「今回の会議では何を話し合って、何が決まればいいのか?」というポイントを、主催者自身が明確にすることができ、会議が迷走しなくなります。

ふたつ目は、参加者にとってのメリットです。
会議の前に、「今日の会議はこういうことを話し合うのか」というのがわかれば、会議に向かうやる気も出てきて、会議の中身はより充実します。また議論が脱線しそうなとき、誰かが気づき引き戻してくれます。

以前、議事次第を作っていない企業で、会議術の研修を行いました。この会社では、『定例会議』というものが、月に一回ありました。

しかし、定例会議で何を話し合うのかは事前には誰もわからなく、何となく集められ、みんなの疲れの色が濃くなったら終了という形式でした。

そこで研修中、「あなたにとって、定例会議とは何か?」という無記名アンケートを取ったところ、80%の人が「時間の無駄」と回答し、経営者が結果を見て慌てたという事例がありました。
こんな状況で会議を行っても、それはまさしく時間の無駄になります。

ですから、会議をする前に議事次第を作り、どんなことを話し合うのかきちんと設計図を描く必要があるのです。

しかし、ただ議事次第を作れば会議の質が高まるわけではなく、押さえておくべきポイントが3つあります。

その3つとは、『目的』、『目標』、『話し合うテーマ』です。

今日は、この3つのポイントについて簡単にご説明をいたします。

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筆者プロフィール

  • 齊藤正明
  • 齊藤正明(さいとう まさあき)
  • 会議コンサルタント

    大学卒業後、メーカーの研究所にて勤務。 勤務先の研究所では、会議や意思決定の方法が統一されていなかったため不合理な指示が多く、理由がわからないままマグロ船に1航海乗せられるなどされるうち、体調を壊し1ヶ月の休職。それを期に、社員ひとりひとりの能力が発揮できるような、自由に意見交換ができる話し合いの場を作りたいと決意し、会議コンサルタントとなる。
    現在、一部上場企業から中小企業までの会議改善の指導を行い活躍している。

    齊藤正明公式サイト
    http://www.nextstandard.jp/

    廣済堂あかつきにて、昆虫のコラム
    『猛省キリギリス』も連載中!
    コラム『猛省キリギリス』

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