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●『目的』がない会議を、社員はどう思っているのか?

 企業研修の際、会議の現状について受講者に話を聞くと、「会議は参加してみるまで、何を話し合うのかがわからない」という企業が多いようです。とある40名規模の企業では、毎月、『定例会議』を行っていました。しかし、その定例会議では、何が話し合われるか、参加者は出席するまでわからなかったのです。そして、会議も話し合いというよりも経営者の訓示で終わっていました。
 その企業の社員さんに、「定例会議で思い浮かぶイメージは何ですか?」と、無記名アンケートをとったところ、「時間の無駄」と回答した人が、7割くらいいました。経営者も、その結果に驚き、「何とかしなければ!」と思ってもらうきっかけになりました。

●『目的』がない会議はどうなるか?

 目的がない会議を行うと、社員は、「この忙しいときに、また意味無く呼ぶんだから……」と、ほぼ確実に思っています。そんな気分で参加をしているので、会議の効率は決してよくありません。
 会議は参加者の時間を拘束します。本来ならば、営業に行けた時間を割いてまで、みんなを集めるのですから、参加者のやる気を高めなければもったいないのです。
 逆に、目的が明示されている会議では、参加者は、なぜ自分が会議に呼ばれるのかがわかるので、納得をした心境で会議に参加できるのです。

●『目的』の欄で書くこと

 議事次第に書く『目的』には、「何のために集まってもらうか?」を、『背景』と一緒に書くことです。
 書き方の具体例としては、『去年の12月は、前年同月の売上を下回ってしまいました。今月は、前年同月以上の売上を目指したいと思います。そこで、売上を向上させるためのよい方法を検討します』というように書きます。

 『目的』は、大ざっぱに会議で話し合うことを書いているだけなので、参加者には、まだ曖昧にしか会議の内容が伝わっていません。そこで、『目標』や『話し合うテーマ』についても議事次第に書き入れ、会議のイメージを参加者に伝えていきます。
 『目標』や『話し合うテーマ』の書き方については、次回以降で解説をしてまいります。



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齊藤正明の「会議がスムーズに進む議事次第の作り方シリーズ」

齊藤正明の「会議室にいる!困った人対策シリーズ」

齊藤正明の「意見がドンドン出てくる会議のやりかた」

筆者プロフィール

  • 齊藤正明
  • 齊藤正明(さいとう まさあき)
  • 会議コンサルタント

    大学卒業後、メーカーの研究所にて勤務。 勤務先の研究所では、会議や意思決定の方法が統一されていなかったため不合理な指示が多く、理由がわからないままマグロ船に1航海乗せられるなどされるうち、体調を壊し1ヶ月の休職。それを期に、社員ひとりひとりの能力が発揮できるような、自由に意見交換ができる話し合いの場を作りたいと決意し、会議コンサルタントとなる。
    現在、一部上場企業から中小企業までの会議改善の指導を行い活躍している。

    齊藤正明公式サイト
    http://www.nextstandard.jp/

    廣済堂あかつきにて、昆虫のコラム
    『猛省キリギリス』も連載中!
    コラム『猛省キリギリス』

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