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齊藤正明の「会議がスムーズに進む議事次第の作り方シリーズ」

第5回 議事次第の通りに会議が進まないときは?

2009年9月16日

 
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さて、これまでの4回で議事次第の書き方をお伝えしました。今回は、せっかく作った議事次第の通りに会議が進まなかったときはどうするかをお伝えしたいと思います。

●参加者に、今のままでいいかを尋ねる

「議事次第の通りに会議が進んでいないなー」と感じたら、話のキリがいいところで、

「あっちょっといいですか。今の話し合いの内容は、議事次第に書かれていることから、ちょっと外れてしまっているようですが、このまま続けますか?それとも、議事次第の通りに戻しますか?」

と、会議の参加者に尋ねて下さい。

議事次第通りに話し合った方がいい場合もありますし、そうでない場合もあります。 その判断は、参加者に委ねるのがベターな選択です。

結局会議というものは、参加者が納得しないと何を決めてもあまり意味がないので、 まずは参加者の意思を尊重することが大事になってきます。

●議事次第の意味とは?

「議事次第と外れたことを話し合ってもいいなら、議事次第なんていらないんじゃない?」 と言われることもあります。

しかし、そんなことはありません。

議事次第で書いた話し合いのテーマは、今日話し合うことの“基準”です。
この基準よりも大事な議題があれば、当然、大事な方を話し合う方がいいでしょう。

逆に、“基準”である議事次第を作らなければ、その日の気分で話し合う内容が決まり、本当に話し合わなければならないことを話さないままになってしまいます。

ですから、大事なことから話し合うためにも、まずは議事次第を作ることが大事になるのです。

そうした意味で、議事次第に書いたことが話し合われなくても、それはそれで意味があるのです。

ですから、「議事次第をつくっても、その通りに進まないし」という杞憂は捨てて、 議事次第をつくってもらえたらと思います。

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筆者プロフィール

  • 齊藤正明
  • 齊藤正明(さいとう まさあき)
  • 会議コンサルタント

    大学卒業後、メーカーの研究所にて勤務。 勤務先の研究所では、会議や意思決定の方法が統一されていなかったため不合理な指示が多く、理由がわからないままマグロ船に1航海乗せられるなどされるうち、体調を壊し1ヶ月の休職。それを期に、社員ひとりひとりの能力が発揮できるような、自由に意見交換ができる話し合いの場を作りたいと決意し、会議コンサルタントとなる。
    現在、一部上場企業から中小企業までの会議改善の指導を行い活躍している。

    齊藤正明公式サイト
    http://www.nextstandard.jp/

    廣済堂あかつきにて、昆虫のコラム
    『猛省キリギリス』も連載中!
    コラム『猛省キリギリス』

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