さて、これまでの４回で議事次第の書き方をお伝えしました。今回は、せっかく作った議事次第の通りに会議が進まなかったときはどうするかをお伝えしたいと思います。

●参加者に、今のままでいいかを尋ねる

「議事次第の通りに会議が進んでいないなー」と感じたら、話のキリがいいところで、

「あっちょっといいですか。今の話し合いの内容は、議事次第に書かれていることから、ちょっと外れてしまっているようですが、このまま続けますか？それとも、議事次第の通りに戻しますか？」

と、会議の参加者に尋ねて下さい。

議事次第通りに話し合った方がいい場合もありますし、そうでない場合もあります。 その判断は、参加者に委ねるのがベターな選択です。

結局会議というものは、参加者が納得しないと何を決めてもあまり意味がないので、 まずは参加者の意思を尊重することが大事になってきます。

●議事次第の意味とは？

「議事次第と外れたことを話し合ってもいいなら、議事次第なんていらないんじゃない？」 と言われることもあります。

しかし、そんなことはありません。

議事次第で書いた話し合いのテーマは、今日話し合うことの“基準”です。
この基準よりも大事な議題があれば、当然、大事な方を話し合う方がいいでしょう。

逆に、“基準”である議事次第を作らなければ、その日の気分で話し合う内容が決まり、本当に話し合わなければならないことを話さないままになってしまいます。

ですから、大事なことから話し合うためにも、まずは議事次第を作ることが大事になるのです。

そうした意味で、議事次第に書いたことが話し合われなくても、それはそれで意味があるのです。

ですから、「議事次第をつくっても、その通りに進まないし」という杞憂は捨てて、 議事次第をつくってもらえたらと思います。

齊藤正明の「会議がスムーズに進む議事次第の作り方シリーズ」

• 第5回 議事次第の通りに会議が進まないときは？（2009年9月16日）
• 第4回 『話し合うテーマ』を書く（2009年7月15日）
• 第3回 『目標』を書く（2009年2月4日）
• 第2回 『目的』を書く（2009年1月5日）
• 第1回 議事次第に必要な項目とは？（2008年12月1日）

齊藤正明の「会議室にいる！困った人対策シリーズ」

• 第5回 会議参加者で、困った人を防ぐ根本対策とは？（2008年10月20日）
• 第4回 周りに流される人に、自分の意見を言ってもらう方法とは？（2008年9月19日）
• 第3回 同じ話を繰り返す人を傷つけないで止めてもらう方法とは？（2008年8月20日）
• 第2回 批判しがちな人を傷つけないで止めてもらう方法とは？（2008年7月9日）
• 第1回 話の長い人を傷つけないで、話を中断させる方法とは？（2008年6月12日）

齊藤正明の「意見がドンドン出てくる会議のやりかた」

• 第5回 意見がドンドン出てくるための根本対策とは？（2008年5月15日）
• 第4回 役職者が意見を言うのは最後（2008年4月15日）
• 第3回 意見を多く引き出すためには？（2008年3月11日）
• 第2回 あなたは何秒待てますか？（2008年2月15日）
• 第1回 意見が出やすい問いかけとは？（2008年1月15日）