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下田直人の「優秀な社員が定着する会社を作る」

第4回 従業員ハンドブックを作る

2008年5月8日

 
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4回目の今回は従業員ハンドブックの作成について書いてみたいと思います。

従業員ハンドブックとは聞きなれない言葉かもしれませんが、これがあるのとないのとでは、会社に対する社員の愛着が全く異なってきます。

1.従業員ハンドブックとは?

そもそも従業員ハンドブックとは何なのでしょうか?聞きなれない言葉だと思っている方も多いのではないでしょうか?

特段、決まった定義はありませんが、私は就業規則の解説集のようなものを従業員ハンドブックと言っています。そして、この従業員ハンドブックを就業規則と共に作成することをお勧めしています。

「なんだ、就業規則の解説集か!」と思わないでください。就業規則は会社経営にとってとても重要なものですが、その内容はなかなか理解しにくいものです。総務部門や管理職そして経営者ですら理解しにくいのですから、一般社員にとってはとっつきずらく、そもそも読もうという気にすらならないのが実際のところではないでしょうか。

就業規則が雛形そのままで会社の実態を反映されていないようなものでしたら、読んでもらわない方がかえってありがたいのでしょうが、会社オリジナルものを作成した場合にはその内容を正しく理解してもらう必要があるわけです。そうなると、理解しやすいように解説を加えたものが必要になってきます。

2.就業規則との違いは?

それでは従業員ハンドブックと就業規則の違いなのですが、就業規則は法律に定めがあり記載しなければならない内容も決まっています。その中にはそもそもの法律が分かりにくいため、就業規則自体もわかりにくくなってしまうものや、法律で記載しなければならないとあるので記載しているが、実務上あまり意味がないものもたくさんあります。

就業規則は大切なものですが、上記のような実務上意味をなさないものも記載するので本当に重要なことが埋もれてしまうことも多々あるのです。それに対して従業員ハンドブックは法定のものではありませんから、内容も自由に書くことができます。

私は、会社のルールとして理解しにくい箇所、及び会社として是非とも理解させたいルールに絞って、従業員ハンドブックに記載します。 その中には、「なぜ、そのようなルールが必要なのか?」といったルールの意図を書いたり、分かりにくい仕組みは図やイラストに落として解説を加えたりしています。

3.どんな効果が見込める?

従業員ハンドブックの狙いは就業規則に対する理解が深まることにあります。就業規則に対する理解が深まることで、勘違いによるトラブルが防止できたり、総務部門に対する問い合わせが格段に減ります。

また、従業員ハンドブックにはルールの意図も解説しますから、会社の考えや方針が理解されやすくなります。このことが、ルールの遵守につながるだけではなく、会社全体の方針の理解にもつながっていくのです。また、社員と積極的な関係を作ろうとする会社の姿勢が社員の共感を呼び、会社への帰属意識を高めます。

私の場合は、顧問先に就業規則は各部門にいつでも見ることができる状態で保管しておき、全社員には従業員ハンドブックを渡すことをお勧めしています。また、新入社員には最初に内容を読んでもらい、「内容を遵守する」旨の誓約書にサインをしてもらいます。

あなたの会社でも是非、作成してみませんか?

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下田直人の「優秀な社員が定着する会社を作る」

筆者プロフィール

  • 下田直人
  • 下田直人(しもだ なおと)
  • 社会保険労務士事務所エスパシオ代表
    特定社会保険労務士、就業規則コンサルタント

    2002年8月創業。
    創業当時から、就業規則の作成を中心に事業を展開し、クライアントを全国に持つ。
    クライアントからは就業規則を作成したことによって、「社員に胸を張れる会社になった」「労務管理に自信が持てるようになった」「人が採用できるようになった」「離職率が下がった」「残業代が減った」「社内が活性化した」「業績が上がった」などの声を多数が寄せられている。
    中小企業の良き労務管理アドバイザーとして活躍している。

    http://www.sr-espacio.jp

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